FUNCIONES EN EXCEL

 FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

Las fórmulas para hojas de cálculos son herramientas de cálculos que le ayudan a tomar decisiones, llevar a cabo acciones y ejecutar operaciones que devuelven valores automáticamente a partir de valores existentes.

Características de las fórmulas:

• Las fórmulas de Microsoft Excel siempre deben comenzar con el signo igual
• Combinan valores numéricos o referencias de celdas con operadores
• Las formulas son definidas por el usuario, es decir, es el usuario quien determina la forma como va a trabajar los valores
• Las fórmulas no están sujetas a una estructura rigurosa, pero si requieren ser escritas de una manera ordenada y con los elementos que ellas necesiten. A continuación se muestran ejemplos de fórmulas:

=A1 + A2 + A3 +A4

=(A1*B2)/10

Referencias: Relativas, Absoluta y Mixta

Referencias Relativas: Son las que se utilizan por defecto. Cuando se efectúa una copia de una celda que contiene una referencia relativa, las celdas de destino desplazan sus referencias tantas filas y columnas como hay entre la celda original y la celda destino. Ejemplo

Referencias Absolutas: Son referencias de celda que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición especifica. Puede crearse una referencia absoluta a la celda B1 colocando el sino ($) delante de las partes de la referencia que se desea no cambie. Ejemplo:

Referencias Mixtas: Son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna (o viceversa, referencia absoluta a la columna y relativa a la fila). La parte de la referencia que es absoluta va precedida del símbolo $ y la relativa no. Ejemplo:

NOTA: se puede modificar una referencia de celda seleccionando en la barra de formula la celda que se quiere modificar y luego se pulsa la tecla F4 las veces que sea, hasta que muestre la referencia deseada.

Funciones:

Las funciones son formulas predefinidas que ejecutan cálculos financieros, matemáticos, estadísticos y trigonométricos, utilizando valores específicos, denominados argumentos y devuelven uno o más valores como resultado.

Ellas se pueden aplicar solas, o en combinación con otras, para generar fórmulas más complejas.

Microsoft Excel ofrece una amplia gama de funciones que permiten realizar diferentes tipos de cálculo.

El asistente para Funciones:

El asistente para funciones simplifica la introducción de fórmulas. Para iniciar el Asistente para funciones, haga clic en Función del menú Insertar  o en su defecto haga clic sobre el botón de funciones.

Las funciones están agrupadas por categoría, tales como “Financieras”, “Matemáticas y  trigonométricas” o “Estadísticas”. Cuando seleccione una función del cuadro de lista, la definición de la función y de sus argumentos aparecerá automáticamente, así como la posición correcta de las comas (,) y paréntesis [ ( ) ].

Sintaxis de las Funciones:

Cada descripción de una función incluye una línea de sintaxis. Por ejemplo, la línea de sintaxis de la función PROMEDIO es la siguiente:

Cuando un argumento va seguido de puntos suspensivos, puede introducir varios argumentos con el mismo tipo de datos. Algunas funciones aceptan hasta 30 argumentos, siempre y cuando el número total de caracteres en la formula no exceda de 1.024. Además, ninguna cadena individual puede exceder de 255 caracteres. Por ejemplo, la sintaxis para la función MAX es la siguiente:

=MAX(número1,número2……) “ Esta es su sintaxis”

=MAX(26)

=MAX(26,31)

=MAX(26,31,29)

Utilización de argumentos

Los argumentos son la información que una función utiliza para producir un valor nuevo o para realizar una acción. Los argumentos siempre se colocan a la derecha del nombre de la función y deben ir entre paréntesis.

El argumento que introduzca debe corresponder al tipo adecuado o a algún otro tipo que Microsoft Excel pueda convertir en el tipo adecuado.

Se puede usar cualquier tipo de argumento siempre que produzca el tipo de datos deseados. Por ejemplo, la función SUMA, que suma los argumentos, puede aceptar entre 1 y 30 argumentos. La función SUMA acepta cualquiera de los cuatro tipos de argumentos siguientes, los cuales producen uno o varios números:

ü  Un valor que sea un número, por ejemplo: SUMA(1,10,100)

ü  Una fórmula cuyo resultado sea un número, por ejemplo: SUMA(0,5,10,5,PROMEDIO(5,5),10^2)

El uso de una función como argumento de otra función. Como en el ejemplo anterior, se llama anidar una función. Este ejemplo, la función PROMEDIO es un argumento de la función SUMA. En una fórmula es posible tener hasta siete niveles de funciones anidadas.

ü  Una referencia a una celda o rango de celdas que contiene un número o una fórmula que da como resultado un número, por ejemplo: =SUMA(A1,A2) y SUMA(A1,A5).

ü  El segundo ejemplo equivale a la fórmula =SUMA(A1,A2,A3,A4,A5). La ventaja de utilizar un rango como argumento es que el argumento A1:A5 cuenta con un solo argumento mientras que la otra formula cuenta con cinco argumentos. Si desea sumar más de 30 números, tendrá que usar un rango de celda como argumento, porque la función SUMA sólo acepta 30 argumentos.

En un rango se usan los puntos (:) ejemplo =SUMA(A1:A5)

ü  Un nombre que haga referencia a un valor, una fórmula, una celda o un rango de celdas que contiene un valor o una fórmula, por ejemplo:

=SUMA(valor De Ajuste,Inflación),donde “valorDeAjuste” e “Inflación” son nombres de celdas definidos por el usuario.

FUNCIONES MAS USADAS EN EXCEL

FUNCIONES DE BÚSQUEDAS Y REFERENCIAS

=CONSULTARH(Valor Buscado ,Matriz o Rango, Saltos)                Busca horizontalmente valores en Rangos.

= CONSULTARV(Valor Buscado ,Matriz o Rango, Saltos)              Busca Verticalmente valores en Rangos.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

=AHORA()  ó =HOY()   ó =ACTUAL                                   Devuelve la fecha actual del computador.

=AÑO(Celda)                                                                        Devuelve el año de la celda

=MES(Celda)                                                                         Devuelve el mes de la celda

=DIA(Celda)                                                                          Devuelve el día de la celda    

=HORA(Celda)                                                                      Devuelve la hora del computador

=MINUTO(Celda)                                                                  Devuelve el minuto del sistema

=SEGUNDO(Celda)                                                           Devuelve los segundos del sistema

FUNCIONES DE TEXTO

=CONCATENAR(“Texto1”,Valor1,”Texto2”, .”TextoN”     Contena textos y valores. Van entre comillas, separados por coma ó punto y coma.

=DERECHA(“Texto”,núm_de_ caracteres)                           Extrae a la  derecha del texto n caracteres.

=IZQUIERDA(“Texto”,núm_de_ caracteres)                         Extrae a la  izquierda del texto n caracteres. Puede ser también celdas.

=LARGO(“Texto”)                                                                 Devuelve la longitud de una cadena de texto.

=MAYUSC(“Texto”)                                                              Convierte un texto en mayúscula.

=MINUSC(“Texto”)                                                               Convierte un texto en minúscula.

=NOMPROPIO(“Texto”)                                                        Convierte en Mayúscula la primera letra de cada palabra.

=REPETIR(“Texto”N_veces)                                                 Repite el texto N número de veces

=TEXTO(Valor,Formato)                                                       Da formato a valor o celda.

FUNCIONES BÁSICAS DE MATEMÁTICAS

=CONTAR (Ref,Ref2,…..;Rango)                                         Cuenta la cantidad de datos que hay en el Rango o Ref.

=CONTAR.SI(Rango,Criterio)                                               Cuenta los que cumpla con el criterio del Rango.

=SUMA(Celda1,Celda2,…,CeldaN,Rango)                            Suma los valores de las celdas, o Rangos(B3:B10).

=SUMAR.SI(Rango,Criterio,Rango_Suma)                            Suma el Rango_suma de los Valores del Rango que cumpla con el Criterio.

=SI(Prueba_Lógica,Valor_Si_VERdadero_Si_Falso)             Evalua condiciones y asigna según Verdad o Falso.

=PI()                                                                                       Devuelve el valor del PI (3,14…)

=RAIZ (Celda)                                                                       Devuelve la raíz cuadrada de una celda o un valor.

=REDONDEAR(Número.Num_de_decimales)                      Redondea un número o valor con n decimales.

=TRUNCAR(Número,Núm_de_decimales)                           Trunca un número o valor de celda a N decimales.

=MAX(Rango)                                                                       Devuelve el valor Máximo de un Rango de datos.

=MIN(Rango)                                                                         Devuelve el valor Mínimo de un Rango de datos.

=PROMEDIO(Rango)                                                             Calcula el Promedio del Rango de datos.

=INDICE(Rango)                                                                    Devuelve el valor o referencia de la celda en la interferencia de una fila y columna en particular, en un rango especificado.

=COINCIDIR(Valor_buscado;matriz;buscada;tipo_de_coincidencia)  Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que coincide con un valor dado en un orden especifico.

En estas funciones se pueden utilizar además de valores dados, direcciones de Celdas y Rangos.

Si en su celda aparece # # # # # amplié el ancho de la columna.